Apa itu Job Description ? Pengenalan Job
- Hello Helly -
Didalam sebuah organisasi baik yang berbentuk perusahaan maupun hanya sebuah organisasi tanpa keuntungan tetapi pastilah organisasi membutuhkan struktural untuk pembagian kerjaan atau tugas serta tanggungjawab.
Sistem ini sangat diperlukan agar orang-orang yang ada didalam organisasi dapat mengetahui apa yang harus dilakukan dan apa tanggungjawab mereka. Jika sistem ini tidak ada maka orang-orang didalam organisasi akan saling merebut pekerjaan dan mengabaikan pekerjaan yang lainnya. Maka dianggap perlunya sebuah Job Description atau Pembagian Tugas yang diterapkan dalam sebuah organisasi.
Pengertian Job Description
Didalam sebuah organisasi baik yang berbentuk perusahaan maupun hanya sebuah organisasi tanpa keuntungan tetapi pastilah organisasi membutuhkan struktural untuk pembagian kerjaan atau tugas serta tanggungjawab.
Sistem ini sangat diperlukan agar orang-orang yang ada didalam organisasi dapat mengetahui apa yang harus dilakukan dan apa tanggungjawab mereka. Jika sistem ini tidak ada maka orang-orang didalam organisasi akan saling merebut pekerjaan dan mengabaikan pekerjaan yang lainnya. Maka dianggap perlunya sebuah Job Description atau Pembagian Tugas yang diterapkan dalam sebuah organisasi.
Pengertian Job Description
Menurut Stone 2005, Job description (deskripsi pekerjaan) atau deskripsi posisi adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan mengapa pekerjaan ada, apa yang dilakukan pemegang pekerjaan sebenarnya, bagaimana mereka melakukannya dan dalam kondisi apa pekerjaan itu dilakukan. Tidak ada format standar yang digunakan untuk menulis deskripsi pekerjaan; format, pada kenyataannya, tergantung pada preferensi manajemen dan bagaimana deskripsi pekerjaan akan digunakan.
Sedangkan menurut Grensing & Pophal 2006, deskripsi pekerjaan adalah rekaman tertulis mengenai tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. Dokumen ini menunjukkan kualifikasi yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut dan menguraikan bagaimana pekerjaan tersebut berhubungan dengan bagian lain dalam perusahaan.
Job description adalah suatu indikator penting dalam proses performance appraisal. Beberapa pengertian job description yang dikemukakan para ahli adalah sebagai berikut:
Pernyataan tertulis tentang tugas, kondisi kerja dan berbagai aspek yang berhubungan dengan suatu jabatan dalam pekerjaan tertentu (Werther and Davis; 1989).
Penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenangnya dan sebagainya (Nitisemito; 1992).
- Atasan, untuk mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan
- Pimpinan Organisasi, untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.
- Pemegang jabatan, sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi
- Perekrut, untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan
- Trainer, untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan
- Assessor, untuk melakukan analisa terhadap pemegang jabatan (competency assessment, in-depth interview dll)
- Perencana Karir (Succession Planner), untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi.
- Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development & Planner), untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yang diperlukan
- Job Evaluator, untuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi.
Pembagian Job Description
Berikut contoh pembagian tugas didalam sebuah organisasi kemahasiswaan:
DEWAN PELINDUNG
Pelindung memiliki tugas dan wewenang melindungi dan membina organisasi.
DEWAN PEMBINA
Dewan Pembina memiliki tugas dan wewenang membina dan membimbing pimpinan organisasi.
DEWAN PENASEHAT
Dewan Penasehat memiliki tugas dan wewenang :
1. Membina dan membimbing pimpinan organisasi.
2. Memberikan nasehat, petunjuk, bimbingan dan intervensi yang dianggap perlu atas pengelolaan dan pelaksanaan organisasi.
3. Melakukan pengawasan dan penilaian atas sitem pengendalian, pengelolaan dan pelaksanaan pada seluruh kegiatan organisasi dan memberikan saran-saran perbaikannya.
KETUA
Ketua memiliki tugas, wewenang dan tanggung jawab sbb :
1. Memimpin, mengendalikan dan mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan organisasi.
2. Memimpin rapat pengurus harian dan rapat pleno.
3. Menentukan dan memegang kebijakan umum oganisasi.
4. Bersama sekretaris menandatangani semua surat keputusan dan Peraturan Organisasi.
5. Selaku mandataris rapat anggota, ketua bertanggung jawab melaksanakan amanah rapat anggota dan mempertanggungjawabkannya di hadapan rapat anggota.
WAKIL KETUA
1. Membantu tugas-tugas Ketua.
2. Membantu tugas dan kedudukan Ketua apabila berhalangan.
3. Melakukan wewenang Ketua apabila berhalangan.
4. Bersama Sekretaris atau wakil sekretaris menandatangani surat-surat keluar dan ke dalam yang berkaitan dengan bidangnya.
5. Wakil ketua dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya bertanggung jawab kepada ketua.
SEKRETARIS
1. Membantu Ketua dan Wakil Ketua dalam mengendalikan kegiatan organisasi.
2. Bersama wakil sekretaris, Bendahara, dan Wakil Bendahara mengusahakan dan melengkapi perangkat yang dibutuhkan organisasi.
3. Menyusun rumusan dan rancangan keputusan organisasi.
4. Bersama wakil sekretaris, Bendahara, dan Wakil Bendahara membuat rancangan anggaran pendapatan dan anggaran belanja rutin serta anggaran insidental organisasi.
5. Bersama Ketua menandatangani surat-surat keputusan dan peraturan organisasi.
6. Bertanggung jawab terhadap kelancaran dan keteraturan organisasi dan mempertanggungjawabkannya kepada Ketua.
WAKIL SEKRETARIS
1. Membantu tugas-tugas Sekretaris.
2. Mewakili tugas Sekretaris apabila berhalangan.
3. Melakukan wewenang sekretaris apabila berhalangan.
4. Bertanggungjawab kepada pengurus harian.
BENDAHARA
1. Mengatur, mengendalikan dan mencatat penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran uang, dan surat-surat berharga serta segala inventaris organisasi.
2. Membuat petunjuk teknis mekanisme pengajuan, pembayaran dan pengeluaran uang serta pendayagunaan inventaris organisasi.
3. Melaporkan neraca keuangan secara berkala setiap bulan sekali.
4. Menentukan kebijakan pengalihan dana dan pengalokasiannya bersama Ketua dan Sekretaris.
5. Mengadakan penghimpunan dana dari berbagai sumber dengan cara yang halal dan tidak mengikat.
6. Bersama Sekretaris, Wakil Sekretaris, Wakil Bendahara dan Koordinator Bidang menyusun anggaran biaya kegiatan organisasi.
7. Bersama Ketua dan Sekretaris mendisposisi usulan pengeluaran keuangan sesuai dengan kebutuhan.
8. Bertanggung jawab kepada pengurus harian.
WAKIL BENDAHARA
1. Membantu tugas-tugas bendahara.
2. Melakukan wewenang Bendahara apabila berhalangan.
3. Beratnggung jawab kepada bendahara
BIDANG-BIDANG :
Bidang Kesekretariatan
Membantu sekretaris dan wakil sekretaris mengatur dan mempersiapkan pengadaan dan pengurusan kesekretariatan berikut sarana pendukungnya.
Bidang Hubungan Masyarakat
Menangani masalah hubungan kemasyarakatan dan pengabdian masyarakat serta mempromosikan organisasi.
Bidang Pengkaderan
Menangani anggota-anggota yang baru saja bergabung untuk mengikuti jejak terdahulu mereka.
Bidang Minat dan Bakat
Bertugas mencari dan menganalisa bakat yang dimiliki anggota dan menampung minat anggota.
